Comment importer des projets dans Gryzzly ?
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Importer des projets
Vous pouvez importer vos données avec un fichier au format .csv ou .xslx !
👉 Important : Le séparateur de colonne accepté est la virgule [ , ] et le format de caractère est l’UTF8. Pour les décimales sur les nombres, utilise le [.]
Prérequis
Avant de créer votre fichier d’import, nous vous recommandons de définir en amont la structure de projets et de tags que vous souhaitez mettre en place.
Si des tags doivent être associés aux projets qui seront importés, il est nécessaire de créer votre structure de tag dans votre espace sur la page administration > tags
Comment structurer votre fichier d’import ?
En fonction de votre offre, budget ou time, vous trouverez en bas de cet article un template fichier excel que vous pouvez remplir pour importer vos projets ! Basez-vous sur la structure donnée et remplacez les lignes par vos données.
Comment ordonner vos projets et vos ressources (tâches, achats, remises) ?
Chaque ligne de votre fichier doit être renseignée dans un ordre qui permettra la bonne création de vos projets :
[project] : votre projet
[purchase] : un achat sur votre projet
[discount] : une remise sur votre projet
[task] : une tâche ou un groupe de tâche sur votre projet
[purchase] : un achat sur votre groupe de tâche
[discount] : une remise sur votre groupe de tâche
[subtask] : une sous-tâche de votre groupe de tâche
À noter :
Chaque ressource d’un projet devra obligatoirement renseigner le nom du projet auquel elle est rattachée dans la colonne [Project Name]
Les objets [purchase] et [discount] sont optionnels
Les objets [purchase] et [discount] sont obligatoirement placés après un objet [projet] pour être rattaché à un projet
Le objets [purchase] et [discount] sont obligatoirement placés après un objet [task] pour être rattaché à un groupe de tâche
Un objet [subtask] est obligatoirement précédé d’un objet [task]
Règles métiers : les informations à remplir en fonction du type de projet et du type de ressources
Objet projet
Champs obligatoire :
project name : le nom de votre projet
resource name : doit être identique au nom du projet
resource type : si c'est une task, subtask ou project
Objet Purchase
Champs obligatoire :
project name : le nom du projet auquel doit être attaché l’achat
resource name : le nom de votre achat
purchase cost : le coût de votre achat, peut être laissé à zéro
purchase resale price : le prix de revente de votre achat, peut être laissé à zéro
purchase paid at: la date effective de l’achat (yyyy-mm-dd)
Objet Discount
Champs obligatoires :
project name : le nom du projet auquel doit être attaché votre discount
resource name : le nom de votre remise
discount amount : le montant de votre remise
Objet Task - placé à la racine du projet
Champs obligatoires :
project name : le nom du projet auquel doit être attaché votre tâche
resource name : le nom de votre tâche
task budget type : le mode de facturation (optionnel si vous n’avez pas l’offre Budget)
En fonction de type de facturation choisi d’autres champs devront être renseignés :
Task Budget Type = None (Non facturé)
Champs obligatoires : aucun
Task Budget Type = Detailed (mode forfait)
Champs obligatoires : (2 parmi les 3)
time planned : temps vendu / prévu
budget amount : montant du budget
hourly rate : taux horaire
Task Budget Type = Global (mode enveloppe)
Champs obligatoires :
budget amount : montant du budget
hourly rate mode : mode de définition du taux horaire
hourly rate : taux horaire (seulement si hourly rate mode = task)
Task Budget Type = Time (mode temps)
Champs obligatoires :
hourly rate mode : mode de définition du taux horaire
hourly rate : taux horaire (si hourly rate mode = task)
Création de groupe de tâche : Objet Task et Subtask
Lorsque vous créez un objet [Task] en vue d’un faire un groupe de tâche, il vous faudra créer des objets sous tâches à l’intérieur de ce groupe.
Cette section détaillera les champs obligatoires à compléter pour les objets [Task] et [subtask]
A noter : l’objet [subtask] devra obligatoirement avoir le même type de billing que l’object [task] auquel il appartient.
Champs obligatoires :
project name : le nom du projet auquel doit être attaché votre tâche ou sous-tâche
resource name : le nom de votre tâche
task budget type : le mode de facturation (optionnel si vous n’avez pas l’offre Budget)
En fonction de type de facturation choisi d’autres champs devront être renseignés :
Groupe de tâche None (non facturé)
Objet Task - champs obligatoires
aucun
Objet Subtask - champs obligatoires
aucun
Groupe de tâche Detailed (Forfait)
Objet Task - champs obligatoires
Ne pas renseigner les champs Task planned time, Task budget amount, Task hourly rate
Objet Subtask - champs obligatoires (2 parmi 3)
Task time planned : temps vendu / prévu
Task budget amount : montant du budget
Task hourly rate : taux horaire
Groupe de tâche Global (Enveloppe)
Objet Task - champs obligatoires
Task budget amount : montant du budget
Task hourly rate mode : mode de définition du taux horaire
Task hourly rate : taux horaire (si défini si le projet et seulement si hourly rate mode = task)
Objet Subtask - champs obligatoires
Task hourly rate mode : mode de définition du taux horaire
Task hourly rate : taux horaire (si défini si le projet et seulement si hourly rate mode = task)
Groupe de tâche Time (Temps)
Objet Task - champs obligatoires
Task hourly rate mode : mode de définition du taux horaire
Task hourly rate : taux horaire (si défini si le projet et seulement si hourly rate mode = task
Objet Subtask - champs obligatoires
Task hourly rate mode : mode de définition du taux horaire
Task hourly rate : taux horaire (si défini si le projet et seulement si hourly rate mode = task